PERSONVERNERKLÆRING FOR OKSØY EIENDOM AS
Sist endret: 1.11.2018

Denne personvernerklæringen gjelder for Oksøy Eiendom AS ("vi" eller "oss"). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

1 Hvem vi behandler personopplysninger om
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

• Leietakere
• Personer ansatt eller innleid hos leietakere
• Kjøpere og interessenter til leiligheter/næringslokaler som skal leies ut eller selges
• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
• Personer som er involvert i bygge og søknadsprosesser vi iverksetter
• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
• Besøkende på vår nettside

2 Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av leieforhold: I forbindelse med utleie av leiligheter opprettes det normalt en nettside hvor interessenter kan registrere seg for videre henvendelser og oppfølging i prosjektet. Her registreres det opplysninger om fullt navn og adresse, telefon og e-post, sivil status, arbeidsforhold/inntekt og opplysninger knyttet til private interesser og grunnlaget for interessen i prosjektet. Nettsiden registrerer også trafikk, men dette omfatter ikke personopplysninger. Opplysningene innhentes for å kunne følge opp interessenter underveis frem mot endelig leieavtale. Kontrollen tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). De som registrerer sin interesse samtykker også til at opplysningene lagres og kan benyttes som beskrevet her.

Før etableringen av leieforhold lagrer vi opplysninger over interessenter med selskap, kontaktpersoner med fullt navn, tlf nr. og e-postadresse til kontaktpersoner samt opplysninger knyttet til virksomheten. Vi kan foreta en kredittsjekk og gjennomgang av leietakerselskap i forhold til drift, konfliktsjekk, økonomi, styret og hvem som er legitimert til å signere på vegne av selskapet. Kontrollen tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Sjekk av signaturberettiget og styret omfatter som regel fullt navn og opplysningene lagres i tilknytning til angivelse av leieforhold med adresse og, hvis relevant, kredittverdighet.

Salg og av leiligheter: I forbindelse med salg av leiligheter opprettes det normalt en nettside hvor interessenter kan registrere seg for videre henvendelser og oppfølging i prosjektet. Her registreres det opplysninger om fullt navn og adresse, telefon og e-post, sivil status, arbeidsforhold/inntekt og opplysninger knyttet til private interesser og grunnlaget for interessen i prosjektet. Nettsiden registrerer også trafikk, men dette omfatter ikke personopplysninger. Opplysningene innhentes for å kunne følge opp interessenter underveis frem mot endelig kjøpsavtale. Opplysningene er også nødvendig for å kunne formidle til prosjektleverandører som skal settes i kontakt med kjøperne for å oppfylle forpliktelser overfor disse. Kontrollen tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). De som registrerer sin interesse samtykker også til at opplysningene lagres og kan benyttes som beskrevet her.

I tilknytning til salg av fast eiendom vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Registreringen av kontaktopplysninger er nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Øvrig informasjon er nødvendig for å kunne tilpasse prosjekter til den kundemassen det henvender seg til. Avgivelse av informasjonen bygger også på et samtykke fra interessentene som gir opplysningene jf. GDPR artikkel 6 nr.1 a og en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Forvaltning av leieforhold: Ved forvaltningen av leieforhold registreres det personopplysninger om private og juridiske rettssubjekter. Private rettssubjekter registreres med fullt navn, adresse, tlf nr. og e-post. Juridiske rettssubjekter registreres med kontaktpersoners fulle navn og adresse, tlf og e-post. Det føres også en mappe på den enkelte leietaker hvor det lagres viktig kommunikasjon med vedkommende knyttet til leieforholdet, dette for å kunne registrere og følge opp blant annet reklamasjoner, husleierestanser eller tilleggsavtaler som inngås med vedkommende. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendig for å oppfylle en avtale med vedkommende) og (interesseavveining).

Som en del av forvaltningen av våre utleieeiendommer har vi kameraovervåkning av disse. Filmen lagres i maksimalt 7 dager jf. anbefaling fra datatilsynet. Formålet med overvåkningen er sikring av bygget og kontroll av de områder som det er begrenset adgang eller adgangskontroll til som et supplement til alarmsystemer. Opptakene skal benyttes til å følge opp ulovlig adkomst og skadeverk eller tyveri i bygget ved at politiet kan få opptakene til gjennomsyn. Brukerne av bygget fått god informasjon om kameraovervåkningen og den er i tillegg tydelig merket på stede. Brukerne kan også kreve å få opptak til gjennomsyn der de selv er filmet. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter).

Flere av våre utleiebygg er nøkkelfrie og hvor adkomst til bygget kun skjer via nøkkelbrikke. Vi har et brukerkartotek over alle som benytter og har fått utdelt nøkkelbrikke. Kundekartoteket inneholder en kobling mellom nøkkelbrikkenummer og fullt navn på bruker og dennes arbeidsgiver/leietaker. Nøkkelbrikkesystemet inneholder en logg som registrerer dato og klokkeslett på bruken av disse i bygget. Aktivitetsloggen lagres så lenge brikken er i bruk og i 30 dager etter den tas ut av bruk. Registrering og lagring av opplysninger og logg er nødvendig for å holde kontroll med hvem som har adkomst til bygget og hvem som disponerer brikkene slik at ikke disse kommer på avveie. Loggføringen er også viktig for oss som eier og leietakernes sikkerhet. Adkomstbrikkene brukes også som registreringsmetode for bruk av felles kantine ifht praktisk avregning etter bruk. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over)

Ved administrasjon av parkeringsplasser i parkeringskjeller registreres adkomstbrikke kun på leietaker, ikke på den enkelte bruker. Dersom andre enn leietakere bruker parkeringskjeller registreres brikke på disse brukerne direkte, med navn, adresse, e-post og arbeidsplass. Slik registrering er nødvendig for å kunne kontrollere hvem som har adkomst til parkeringskjeller og for å kunne avregne leie til brukerne.

Kunnskapsforvaltning: Ved bruk av mal-arkiv vil personopplysninger slettes før gjenbruk. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre virksomhet, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Leietaker og kundeadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for leie og salgsoppdrag. Her lagres kontrakter og dokumentasjon inneholdende personopplysninger rundt kjøps/leieforholdet. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med kundeadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i normalt 10 år etter at avtaleforholdet er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til kunden og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller reklamasjoner hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger, kontaktpersoner, adresse og e-postadresse som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom kunden ber om dette. For privatkunder, benyttes normalt personens e-post eller postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

3 Hvem vi deler personopplysninger med
Våre leverandører av IT-tjenester og prosjektleverandører vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtalen vår og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

4 Lagring av personopplysninger
Vi lagrer saksdokumenter så lenge leieforholdet er aktivt eller det er en reklamasjonsfrist som løper etter et salg. Slettes dokumentene. Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

5 Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.
Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikt er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet firma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

6 Sikkerhet
Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.
Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.
Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7 Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

8 Kontakt oss
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Oksøy Eiendom AS
Besøksadresse: Tangen 76, 2. etg. 4608 Kristiansand
Postadresse: Postboks 345, 4663 Kristiansand
Epost: fredrik@oksoyeiendom.no
Telefon: 996 95 779